Etätyö ja työterveys

28.4.2016

Huhtikuun blogin kirjoitti Pohjois-Suomen Työterveys ry:n johtava työterveyslääkäri Lauri Kemppainen.

Tietoyhteiskunnan vähiten kiistanalaisia piirteitä ovat sen dynaaminen luonne ja moniarvoisuus sekä monet mahdolliset lähestymistavat, etätyö on tietoyhteiskunnan ilmentymä, joka on lisääntymässä eräänä työnteon muotona.

Kiinnostus etätyöhön alkoi 1990-luvun loppupuolella, kun tietokoneiden halventuminen ja tietoliikenneyhteyksien kehittyminen vähensivät riippuvuutta työpaikan toimistoympäristöstä. Ihmiset halusivat työskennellä ainakin osan aikaa kotonaan, mökeillään tai maatiloilla. Työntekijällä on etätyössä mahdollisuus jaksottaa työ pienempiin jaksoihin ja ottaa huomioon henkilökohtaiset ja ympäristölliset seikat. Uusista tavoista organisoida työtä käytetään muun muassa nimityksiä etätyö, eTyö, mobiili työ, monipaikkainen työ, hajautettu työ ja läsnätyö Yhteinen piirre näille on sähköisen tieto- ja viestintätekniikan keskeisyys.

Tärkein etätyön johtamisen kulmakivi on luottamus. Esimiehen tulee luottaa alaistensa kykyyn suunnitella ja priorisoida omaa työtään. Asiaa auttaa, jos organisaatiolla on yhdessä sovitut selkeät pelisäännöt ja tavat toimia. Tärkeitä ovat myös annetut tavoitteet ja aikataulut sekä etätyöhön sopivat työvälineet. Nykyinen tekniikka mahdollistaa sen, että tiimin jäsenet ovat tavoitettavissa, vaikka eivät fyysisesti olekaan samassa paikassa. Monia palavereita voidaan pitää virtuaalisesti. Kaikkea ei voi kuitenkaan hoitaa tietotekniikan avulla, ja siksi on tärkeää myös, että tiimi tapaa kasvotusten. Paraskaan tekniikka ei pysty kilpailemaan kasvotusten keskusteltaessa syntyvän välittömän vuorovaikutuksen kanssa.

Etätyön on odotettu ratkaisevan monta pulmaa, mutta se tuo myös haasteita. Yhtenä ongelmana on sosiaalisten suhteiden puuttuminen. Ihminen tarvitsee sosiaalisia suhteita, ja monilla tämä sosiaalisuuden tarve täyttyy työpaikalla. Jotkut yrittäjänä yksin työtä tekevät ovat ratkaisseet ongelman tekemällä töitä yhteisessä työtilassa muiden yrittäjien kanssa. Yksin työskentelevien onkin tärkeää luoda itselleen jonkinlainen tukiverkosto. Toinen haaste etätyössä on työajan venyminen. Työ ja vapaa-aika sekoittuvat helposti, kun työpiste on kotona; työt tuntuvat olevan silloin läsnä koko ajan. Joillakin voi olla vaikeuksia irrottautua työstä työpäivän päätyttyä, mikä johtaa helposti liialliseen kuormittumiseen.

Etätyössä on tärkeä ymmärtää, millainen rytmi itselle sopii ja missä ajassa työpäivän työt saa tehtyä. Etätyössä keskeisin johtamisen väline on työntekijän oma kyky johtaa itseään. Kotona työskentely vaatii sopeutumista myös perheeltä, ja lisäksi ergonomia tulisi ottaa huomioon. Monet etätyötä tekevät pitävät joustavuudesta ja mahdollisuudesta rytmittää työaika omien tarpeiden mukaan. Kun aikaa ei kulu työmatkojen kulkemiseen, voi esimerkiksi nukkua aamulla pidempään. Toisia taas saattaa houkuttaa mahdollisuus käydä harrastamassa urheilua lounastunnilla. Nykyään työssä on haasteena työn jatkuva keskeytyminen, ja monilla työpaikoilla työskennellään avokonttoreissa. Kotona on mahdollista keskittyä paremmin ja saada tehdä töitä rauhassa. Tämä lisää tehokkuutta. Työtyytyväisyys paranee, sillä moni perheellinen arvostaa työn ja perhe-elämän joustavampaa yhteen sovittamista. Tämän lisäksi tulee rahallinen säästö työmatkoissa. Joissakin tilanteissa on jopa mahdollista valita asuinpaikka muilla perusteilla kuin työn sijaintipaikan perusteella.

Etätyö parantaa työtehoa. Etuna on myös parempi jaksaminen, suurempi työtyytyväisyys ja sitä kautta työuran piteneminen. Työnantajan näkökulmasta säästöjä syntyy myös toimitilojen kustannuksissa, kun kaikille ei tarvita pysyvää työpistettä.

Etätyön mahdollisuus lisää työpaikan houkuttelevuutta rekrytointitilanteessa. Plussana on myös ilmaston vähempi kuormittuminen, kun työmatkaliikenne vähenee. Tämä parantaa

työnantajan ympäristövastuullisuutta.

Käytännön edellytykset etätyön tekemiseksi ovat olleet olemassa jo pidempään. Asenteet muuttuvat hitaammin. Moni haaveilee siitä, että voisi tehdä töitä mistä päin maailmaa tahansa. Mikä olisikaan sen mukavampaa kuin matkustaa etelän lämpöön pariksi kuukaudeksi ja tehdä töitä sieltä käsin. Tämä vaatii rohkeutta ja luottamusta sekä työnantajalta että työntekijältä. Mitä useampi tämän haaveen toteuttaa, sen helpompaa se on jatkossa muillekin.

Työterveys sisältää kaksi puolta, lakisääteisen ennaltaehkäisevän sekä ammattitauteja selvittävän puolen ja sairaudenhoitoon paneutuvan osan. Mökillä tai matkoilla olevan työterveys ei eroa työpisteessä olevan tilanteesta, jos vain työsopimus ja –ehdot on ennalta sovittu selkeästi. Mökillä ollessa voidaan esim. sopia, että sairastuessaan työterveyshuollon asiakas voi puhelimitse ilmoittaa sairastuneensa, jolloin työterveyshoitaja arvioi hoidon tarpeen. Hoitaja voi myöntää suoraan lyhyen sairasloman, mistä lähetetään todistus postitse. Sairastumista seuraavana päivänä hoitaja ottaa yhteyden asiakkaaseen ja arvioi uudelleen hänen tilannettaan. Palvelussa on tavallisesti kolmen - neljän päivän seuranta-aika, ja tarvittaessa hoitaja voi konsultoida lääkäriä. Tarjolla on sähköisiä työkaluja, kuten videovastaanottoja, joilla lyhennetään lääkäri- tai hoitajakontaktiin käytettyä aikaa, kun vastaanotolle ei tarvitse lähteä fyysisesti käymään.

Etätyöhön liittyy helposti runsasta istumista, runsaalla ja pitkäkestoisella, yhtäjaksoisella istumisella on todettu olevan itsenäisiä, muista elintavoista riippumattomia, haitallisia yhteyksiä terveyteen. Haitalliset vaikutukset kohdistuvat kehossamme erityisesti tuki- ja liikuntaelimistöön ja sydän- ja verenkiertoelimistöön. Tutkimustiedon valossa päivittäinen runsas ja yhtäjaksoinen istuminen ja muu paikallaanolo ovat yhteydessä kohonneeseen kuolemanriskiin, sydän- ja verenkiertoelimistön sairauksiin, aineenvaihduntasairauksiin kuten tyypin 2 diabetekseen, depressioon, syöpäsairauksiin, hengityselimistön sairauksiin sekä tuki- ja liikuntaelimistön ongelmiin. Istuessa suuret lihasryhmät ovat passiivisena ja kuluttavat vain vähän energiaa, mikä haittaa kehon aineenvaihduntaa. Istuminen vaikuttaa myös tuki- ja liikuntaelimistön rakenteisiin, kuten selän välilevyjen aineenvaihduntaan ja kehon kuorman jakautumiseen selän lihasten ja välilevyjen välille. Lisäksi istuma-asennossa paine lisääntyy reiden takaosissa ja lantion alueella. Sitä kautta lantion alueen sekä alaraajojen aineenvaihdunta vaikeutuu entisestään.

Etätyön kielteisenä puolena pidetään myös työ- ja vapaa-ajan mahdollista sotkeutumista ja työpaikan sosiaalisten suhteiden heikkenemistä. Etätyötutkimuksissa kotona tehdyn työn haittana on pidetty sosiaalisen vuorovaikutuksen suhdetta: työpaikka on usein paljon enemmän kuin tila, jonne mennään tekemään vain tietty työ. Työpaikat ovat omia pienoismaailmojaan, joissa on hyviä ja huonoja sosiaalisia puolia. Työtovereiden näkeminen koetaan tärkeänä osana kodin ulkopuolista elämää, kodista fyysisesti erillään oleva työpaikka tuo elämään sosiaalista rikkautta, ja työ- ja kotiroolit ovat erotettavissa kodin ulkopuolisen työpaikan avulla.

Verkkojen verkko Internet on pohjimmiltaan anarkistinen järjestelmä, jonka käyttäjät ovat tasa-arvoisia hyvässä ja pahassa. Tätä samaa analogiaa voi soveltaa etätyöhön, jonka hyvät ja huonot puolet näkyvät samalla eli yksintyöskentely, paikallaan olo, työajan ja sen sijoittelun sääntelemättömyys, teknologiaan uppoutuminen voivat olla sekä hyviin ja huonoihin terveydellisiin seurauksiin johtavia riippuen yksilön kyvystä itseohjautua terveyttä ylläpitäviin ja kehittäviin toimintamalleihin.

Yhtenä näkökulmana etätyöhön on, että etätyö usein sopii sisäilmasairaalle ja sisäilmasairastuneita on saatu työkykyisiksi erityisjärjestelyillä. Sisäilman laadun paraneminen on todettu näkyvän olennaisesti työotteen paranemisena.

Kun työntekijä on saatu kunnollisiin työolosuhteisiin, se näkyy heti työtehossa,

ja terveissä tiloissa pystyy ylipäänsä tekemään töitä. Vakavimmin sairastuneet eivät kykene työskentelemään sellaisissakaan työtiloissa, joissa on todettu pienempiä kosteusvaurioita. Heille on järjestelty soveltuvat työolosuhteet käyttäen esimerkiksi etätyötä, valitsemalla sopivia kokouspaikkoja ja etäneuvottelujärjestelmiä. Käyntejä oireita aiheuttaviin tiloihin on rajoitettu ja työntekijät ovat saaneet kokeilla rauhassa mitkä tilat heille sopivat. Työntekijä, jolla on todettu selkeä sisäilmaoireilu voi hoitaa usein työnsä kotitoimistosta käsin. Työntekijä käy työpaikalla vain yhteisissä kokouksissa, asiakastapaamisissa ja päivystysluonteisissa työtehtävissä. Kokousten ajankohdat on muutettu niin, että niihin on etätyötä tekevien kätevä osallistua - aikaiseen aamuun tai iltapäivään. Työnteko etätyöpisteestä vaatii tekijältään aktiivista ja luovaa otetta. Työntekijä joutuu itse yhdessä työnantajan kanssa rakentamaan työtavat ja käyttämään aikaa toimivien järjestelyjen löytämiseen. Onnistuneiden järjestelyjen jälkeen työteho ja tarkkuus ovat usein muuttuneet sen jälkeen, kun puhdas kotitoimisto järjestyi. Työntekijän siirto etätöihin on usein kannattanut muutenkin. Sairastelu on vähentynyt ja työaika tulee käytettyä paremmin työntekoon.

Työterveyshuolto voi toimia etätyötä toteuttavien yritysten ja yksittäisten työntekijöiden tukena. Tärkeää on avoin keskustelu yrityksen, työsuojeluorganisaation ja työterveyshuollon välillä heti etätyötä aloitettaessa. Yhdessä laaditut toimintatavat, pelisäännöt ja ratkaisujen etsiminen ongelmatilanteissa ovat onnistuneen toiminnan edellytys ja perusta.

Kotona työskentelyyn vaikuttaa kodin fyysisten olosuhteiden lisäksi siellä olevien perheenjäsenten määrä. Työnantajalla on mahdollisuus vaikuttaa hyvään työpiste-ergonomiaan ja työskentelytapoihin neuvomalla ja tukemalla työntekijöitään kalustehankinnoissa sekä muissa työskentelyyn liittyvissä kysymyksissä. Yrityksen ohjeet työpisteiden ergonomiaan liittyen tulee olla helposti saavutettavissa, esimerkiksi yrityksen sisäisessä verkossa silloinkin, kun työntekijä ei ole päätyöpaikallaan. Nämä ohjeet voi laatia yhteistyössä työterveyshuollon kanssa.

Työajan säätely ja riittävästä palautumisesta huolehtiminen ovat tekijöitä, jotka vaikuttavat työntekijöiden hyvinvointiin ja heidän tehokkuuteensa pitkällä aikavälillä. Etätyössä työn ja vapaa-ajan raja saattaa hämärtyä. Työajan hallintaan tulee yrityksessä olla selvät yhdessä laaditut säännöt. Työterveyshuollon terveyden ja hyvinvoinnin osaamista kannattaa hyödyntää myös työaikaan ja palautumiseen liittyvissä kysymyksissä. Pitkältä sairauslomalta työhön palatessa etätyömahdollisuus voi olla yksi keino, jolla työhön paluun kynnystä on mahdollista laskea. Jos osa työstä voidaan tehdä kotona, jossa työn tauottamiseen ja työasentojen vaihteluun on aivan erilaiset mahdollisuudet kuin työpaikalla, työntekijä saattaa olla valmis jo varhaisemmassa vaiheessa kokeilemaan työskentelyä. Myös pitkät tai muuten hankalat työmatkat voivat olla ratkaiseva työhön paluun este. Työterveyshuolto voi yhdessä työntekijän ja esimiehen kanssa arvioida erilaisia työn muokkausvaihtoehtojen ja työolosuhteiden mukauttamiskeinojen tarpeellisuutta. Etätyö saattaa mahdollistaa myös osatyökykyisen henkilön rekrytoinnin ja

osallistumisen työelämään ammattitaitonsa sekä edellytystensä mukaisesti.

Etätyötä aloittaessa on syytä sopia ja keskustella seuraavat asiat:

Työsuhteen ehtojenja työntekijän työoikeudellisen asemankannalta etätyö merkitsee vain hyvin pientä muutosta verrattuna normaalilla työntekopaikalla tapahtuvaan työhön. Etätyö on tapa organisoida työtä uudelleen, ei erillinen työsuhdemuoto. Etätyössä työnteon paikka muuttuu, esimerkiksi työnantajan tiloista työntekijän kotiin. Etätyö ei siten lähtökohtaisesti vaikuta työntekijän asemaan. Työlainsäädäntö ja työehtosopimukset mahdollistavat etätyöhön siirtymisen, joten esteitä 

etätyön käytölle ei siltä kannalta ole.  Etätyöntekijään sovelletaan samoja työ- ja virkasuhdelainsäädännön säännöksiä sekä työ- ja virkaehtosopimusten määräyksiä kuin vastaavaan työnantajan tiloissa tehtävään työhön. Tiettyjä poikkeuksia kuitenkin on,          esimerkiksi työturvallisuuslakia voidaan kodin olosuhteissa noudattaa vain rajoitetusti.

Etätyöntekijää ei etätyön perusteella voi asettaa eri asemaan myöskään työpaikan käytäntöön perustuvien työsuhde-etujen osalta.

Vaikka lait ja sopimukset koskevatkin etätyötä, seuraa erilaisesta työn tekemisen paikasta joitakin erityiskysymyksiä, jotka edellyttävät sopimista työnantajan ja etätyöntekijän välillä ennen etätyöhön  siirtymistä.  Nämä  liittyvät  mm.  etätyön  kustannuksiin,  työaikaan  ja  raportointijärjestelyihin  sekä  etätyöjärjestelyn  kestoon.  Etätyön  puitesopimus  muodostaa hyvän pohjan näistä asioista sovittaessa. Puitesopimuksen ovat neuvotelleet

työntekijöiden ja työnantajien Eurooppa-tason järjestöt. Suomessa työmarkkinakeskusjärjestöt ovat sopineet sen täytäntöönpanosta kesällä 2005. Etätyöjärjestelyä koskeva sopimus on syytä tehdä kirjallisesti. Mikäli työntekijä palkataan suoraan etätyöhön, otetaan etätyön tekemistä koskevat erityisehdot työntekijän työsopimukseen. Mikäli työntekijä siirtyy etätyöhön työnantajan tiloista, tehdään etätyöjärjestelystä erillinen kirjallinen sopimus. Etätyöntekijällä on usein suurempi autonomia työajan suhteen kuin työnantajan tiloissa työskentelevällä henkilöllä. Monissa töissä etätyöntekijä voi käytännössä valita itse työnsä alkamis- ja päättymisajat tietyissä rajoissa, esimerkiksi tavoitettavuuden rajoituksista riippuen. Työhön, jota työntekijä tekee kotonaan tai muutoin sellaisissa oloissa, ettei voida katsoa työnantajan asiaksi valvoa siihen käytettävän ajan järjestelyjä, ei sovelleta työaikalakia. Käytännössä voi olla vaikea vetää rajaa työaikalain alaiseksi katsottavan tai sen ulkopuolelle jäävän etätyön välille. Työntekijän siirtyessä etätyöhön tärkeintä onkin sopia etätyönä tehtävästä työajasta sekä suhteuttaa työmäärä sovitun työajan mukaiseksi. Työskentelylle on lisäksi hyvä asettaa selkeät, työmäärään suhteutetut tavoitteet ja aikataulu. Tällöin vältytään ylityön laskemiseen liittyviltä ongelmilta,

Etätyön toimintaperiaatteista sopiminen:

·         minkälaista työtä voidaan tehdään etätyönä

·         missä etätyötä voidaan tehdä

·         minkälainen on työntekijän raportointivelvoite

·         miten työaikakirjaukset suoritetaan

·         mitä kustannuksia etätyön tekemisestä aiheutuu ja miten ne korvataan (verkkoyhteys, tietoturva)

·         mikä on vasteaika työpaikalta tuleviin yhteydenottoihin

·         miten etätyöjärjestely voidaan aloittaa tai lopettaa

·         miten työturvallisuus ja tietosuoja huomioidaan

·         miten yksityiselämä ja etätyö erotetaan toisistaan

·         etätyön enimmäismäärä

·         prioriteettijärjestys, milloin etätyötä ei voida tehdä

·         etätyöpäivien ilmoittamismenettely

 

Ystävällisin terveisin.

Lauri Kemppainen
Johtava työterveyslääkäri
Pohjois-Suomen Työterveys ry, Oulu

www.pohjois-suomentyoterveys.fi