Tietosuoja (GDPR)

1.Dokumentin tarkoitus


Tämän dokumentin tarkoitus on kuvata sitä, kuinka kauan Oulun Insinöörit ry:ssä säilytetään henkilötietoja.  

2.Henkilötietojen säilytys


Henkilötiedot pyritään jakamaan yksinkertaisuuden vuoksi kolmeen kategoriaan. Lyhemmän  säilytysajan kategoriaan kuuluvat ne tiedot, jotka liittyvät jokapäiväiseen jäsenyyteen. Pidempään  kategoriaan kuuluvat ne tiedot, joissa jäsenellä tai liitolla voi olla merkittävä juridinen intressi.  Viimeiseen kategoriaan kuuluvat nk. yhdistyksen arkistotiedot.

2.1 Kolmen vuoden säilytysaika

Tähän kategoriaan kuuluvat sellaiset jäsenyyteen liittyvät tiedot, joilla ei ole merkittävää intressiä jäsenen tai Oulun Insinöörien oikeuksien osalta. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi:
-tiedot osallistumisista jäsenkoulutuksiin ja -tilaisuuksiin
-Villa Kaljaasin varaustilanne
-Stipendihakemukset

2.2 Kymmenen vuoden säilytysaika

Tähän kategoriaan kuuluvat sellaiset jäsenyyteen liittyvät tiedot, joilla on merkittävä intressiä jäsenen  tai Oulun Insinöörien oikeuksien osalta. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi:
-Hyväksytyt ja erotetut jäsenet.

2.3 Pysyvät tiedot

Pysyvät tiedot ovat sellaisia tietoja, joita ei poistata automaattisesti Oulun Insinöörien järjestelmistä. Näiden säilytysaika on käytännössä ikuinen.
Tähän kategoriaan kuuluvat  nk.  arkistotiedot, eli virallisiin pöytäkirjoihin kirjatut tiedot  kokouksen osallistujista tai muista läsnäolijoista tai Villa Kaljaasin vieraskirja. Näihin dokumentteihin ei tyypillisesti kirjata muuta kuin jäsenen nimi ja taho jota hän edustaa kokouksessa. 

3.Oikeus tulla unohdetuksi


Jäsenellä on oikeus tulla unohdetuksi. Jos jäsen vaatii henkilötietojensa poistoa Oulun Insinöörien tiedoista, tämä merkitsee käytännössä että jäsen eroaa liiton jäsenyydestä pysyvästi ja peruuttamattomasti. Jäsenen tulee tehdä vaatimus kirjallisesti. Unohtaminen toteutetaan anonymisoimalla jäsenen tiedot siten, että tilastollisia tietoja voidaan hyödyntää, mutta jäsentä ei voi tunnistaa henkilötietojen perusteella. Tätä kohtaa sovelletaan myös, jos jäsen eroaa, hänet erotetaan tai hän kuolee. Käsinkirjoitettuja nimiä, esimerkiksi vieraskirjaan kirjoitettua nimeä ei poisteta.

4.Henkilökunta


Oulun Insinöörit ry:ssä säilytetään myös nykyisen ja entisen henkilökunnan henkilötietoja. Työnantaja on  velvollinen antamaan työtodistuksen kymmenen vuoden ajan työsuhteen päätyttyä. Tästä syystä  palvelussuhteen tietoja säilytetään palvelussuhteen päättymistä seuraavien kymmenen  kalenterivuoden ajan.

 

Tämä asiakirja on hyväksytty Oulun Insinöörien johtokunnan kokouksessa 9.4.2018 ja sitä päivitetään tarvittaessa.